Formålet med innsynsretten er å gi allmenta innsikt i dei sakene som blir behandla av forvaltninga. Innsynsretten gjeld dokument som er i arkiva eller kontora til forvaltningsorgana. Innsynsretten gjeld også journal og liknande register og møtekart til folkevalde organ i kommunar og fylkeskommunar. Eit "dokument" er ikkje berre papirbaserte dokument. Etter definisjonen i lova gjeld retten all lagra informasjon utan omsyn til kva for eit medium som er nytta for lagringa.

Hovudregelen i offentleglova er at alle saksdokument i forvaltninga er offentlege dersom det ikkje er gjort unnatak som er heimla i lov. Sjølv om eit dokument kan haldast unna offentleggjering, skal forvaltninga vurdere om dokumentet likevel bør kunne gjerast kjent heilt eller delvis (meirinnsyn).

Allmenta

Det er ikkje noko krav om at den som ber om innsyn må ha sakleg interesse. Innsynskravet må likevel vere knytt til ei bestemt sak.

Forvaltningsorganet kan ta betaling for kopi til anna lagringsmedium enn papir. Betalinga kan ikkje vere større enn dei faktiske kostnadene organet har hatt til kopiering. Ein kan ikkje ta betalt for den tida som går med til å behandle førespurnader om innsyn og å kopiere dokument.

Ein offentleg postjournal er ei liste over inngåande og utgåande post til eit offentleg organ. Her finn du overskrifta på saka og dokumentet, og namnet på sendar eller mottakar av dokumenta.

Når du har funne fram til eit dokument som du vil tinge, kan du setje fram eit krav om innsyn. Det sender du til arkivet i kommunen.

Kravet om innsyn skal etter offentleglova avgjerast så raskt som mogleg.

Dersom forvaltningsorganet avslår eit krav om innsyn, skal organet vise til den regelen som er grunnlaget for avslaget. Organet skal vidare opplyse om høvet til å klage og klagefristen. Den som har fått avslag på eit krav om innsyn, kan klage avslaget inn til det forvaltningsorganet som er nærmast overordna det forvaltningsorganet som har gjort vedtaket. Fylkesmannen er klageinstans når avslaget er gjort av kommunalt eller fylkeskommunalt organ.

Klagen skal avgjerast utan ugrunna opphald. I tilknytting til klagebehandlinga kan klageorganet også bestemme at dokumentet skal gjerast kjent heilt eller delvis etter regelen om meirinnsyn.